Afhandelen van facturen met SAP Invoice Management
Voor veel organisaties is het afhandelen van binnenkomende facturen een kostbaar en veelal handmatig proces. Handmatige invoer, tijdrovend onderzoek, uitvoerige communicatie met de leverancier, handmatige routering en controles op onbetaalde facturen zijn aspecten die veel tijd vergen.
Om dit soort problemen te verhelpen en de factuurafhandeling te professionaliseren, heeft OpenText Vendor Invoice Management (VIM) ontwikkeld, ook wel SAP Invoice Management (SIM) genaamd. SIM is een standaard SAP Add-on welke volledig is opgenomen binnen het SAP ECC en S/4HANA productenportfolio. SIM helpt factuurverwerking te stroomlijnen en risico's te minimaliseren. Het helpt de Crediteuren administratie (CA) de processen rondom de aanleg, het beheer, de controles en routering van facturen binnen de organisatie beter te structureren. Verdere voordelen zijn het behalen van betaaltermijnen, verbeteren van productiviteit en het optimaliseren van geldstromen.
Voor de verwerking van binnenkomende XML en PDF facturen wordt idealiter gebruikt gemaakt van Avelon E-Invoicing. De factuur inclusief bijbehorende metadata wordt hierbij automatisch ingelezen in SIM. Door de uitgebreide validatiemogelijkheden en hoge herkenningsgraad faciliteert dit uw groei naar zero touch factuurverwerking.
SAP Invoice Management, bestaat uit de volgende componenten:
Avelon E-Invoicing (Optioneel)
Ontvangen en eventueel transformeren van ongestructureerde binnenkomende facturen;
Document processing: het (automatisch) indexeren van factuurgegevens en het creëren van het SAP document;
Factuurgoedkeuring: het goedkeuren en boeken van niet inkooporder gerelateerde facturen;
Uitzonderingsafhandeling: het oplossen van problemen bij het indexeren of boeken van een factuur;
SIM rapportages / Analyses: standaard rapportages die meegeleverd worden met SIM.
Voor meer informatie over SAP Invoice Management, zie de website van SAP en die van OpenText.
Avelon is officieel partner van SAP en OpenText voor de implementatie van SAP Invoice Management.
SIM Ready to Run
Sinds de introductie door SAP in 2008 heeft Avelon een groot aantal organisaties begeleid bij de succesvolle implementatie van SIM. Avelon biedt een solide fundament van ervaren en gecertificeerde SIM consultants. We zijn hierdoor een echte specialist op dit terrein en beschouwen SIM dan ook als één van de belangrijke pijlers in onze dienstverlening.
Op basis van onze kennis en jarenlange ervaring heeft Avelon een eigen methodologie voor de implementatie van SIM ontwikkeld: SIM READY TO RUN. Ready to Run bestaat uit een standaard projectaanpak, een set van best practices en hierop gebaseerde standaard SIM configuratie en template implementatiedocumenten.
Enkele voorbeelden van implementatiedocumenten zijn:
Projectplanning met activiteiten en duidelijke taakverdeling
FIT/GAP workshop presentatie
Blauwdruk
Visio’s met best practice procesflows
Inrichtingsdocument
Testscripts
Autorisatie matrix
Trainingsmateriaal
Engagement deck & toolkit
Communicatieplan
Ter ondersteuning van de implementatie wordt gebruik gemaakt van ons eigen demosysteem zodat uw medewerkers direct een beeld krijgen van de mogelijkheden van SIM en Ready to Run.
Door de inzet van Ready to Run wordt de implementatietijd substantieel verkort en bent u verzekerd van een bewezen aanpak en inrichting.
SIM Managed Services
Na implementatie is het voor u van belang de continuïteit van de SIM functionaliteit en de kwaliteit van dienstverlening op peil te houden. Avelon kan u hierbij ondersteunen middels Avelon Managed Services.
Meer dan alleen factuurverwerking: VIM Beyond Finance
Vanaf VIM 7.6 (ECC) of VIM 20.4 (S/4HANA) omvat OpenText's Vendor Invoice Management (VIM) alle componenten van OpenText Business Center. Deze samenvoeging van applicaties stelt organisaties in staat om volledig geautomatiseerde, digitale processen in te zetten die verder gaan dan de traditionele financiële focus van VIM. In feite heeft OpenText VIM getransformeerd naar een krachtig document automatiseringsplatform dat zij VIM Beyond Finance noemen. Het is nu een flexibele oplossing die in staat is om naast facturen ook orderbevestigingen, leveringsbonnen, verkooporders, remittance advices, HR documenten, en meer te verwerken in SAP. Meer informatie over deze functionaliteit vindt u via deze link.
Meer informatie
Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden die SAP Invoice Management biedt? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp. Tevens verzorgen wij graag een demonstratie of presentatie zodat u kunt zien wat SIM aan voordelen voor u kan bieden.