Fiori app voor het goedkeuren van facturen
Het goedkeuren van facturen moet zo snel mogelijk plaatsvinden. Dit helpt om de totale afhandeltijd zo kort mogelijk te houden en zo tijdig te betalen en maximaal gebruik te maken van eventuele betalingskortingen.
Afhandeling van een factuur vindt vaak plaats door medewerkers die niet de hele dag in SAP aan het werk zijn. Zij vinden de afhandeling middels de SAP GUI dan ook vaak lastig, omslachtig en dus niet gebruiksvriendelijk. Dit bevordert een snelle afhandeling natuurlijk niet!
De Avelon Invoice Approval Fiori app maakt de afhandeling van een factuur WEL eenvoudig en snel. Alle af te handelen facturen inclusief de bijbehorende relevante details worden overzichtelijk gepresenteerd.
Met een simpel “Goedkeuren” of “Afkeuren” wordt de factuur direct afgehandeld. Daarnaast is het mogelijk om de factuur naar een andere medewerker te sturen indien deze niet door jou afgehandeld kan worden. Je kunt ook een collega om advies vragen, dan wel akkoord voor deellevering.
De app is te gebruiken in combinatie met SAP Invoice Management (SIM) en een op SAP workflow gebaseerde factuuroplossing, bv Avelon Invoice Workflow. Naast facturen zonder referentie aan een inkooporder (NPO-facturen) kunnen ook inkooporder gerelateerde facturen (PO-facturen) worden afgehandeld. Dit wordt bijvoorbeeld veel gebruikt bij 2-way match afhandeling, waarbij het akkoord op de factuur ook direct het akkoord voor levering/prestatie is. Een separate goederenontvangst of service entry sheet is dan niet nodig. Als bewijs van levering kan een bijlage worden toegevoegd bij het goedkeuren van de factuur. Deze wordt opgeslagen in het aan SAP gekoppelde archief, bv SAP Content Server.
Bij goedkeuring van PO-facturen worden de tolerantiegrenzen, zoals ingericht in standaard SAP, gecontroleerd. Bij overschrijding kan de factuur niet goedgekeurd worden en zal de behandelaar actie moeten ondernemen!
Niet alleen de huidige af te handelen facturen zijn inzichtelijk in de app, ook de facturen die reeds afgehandeld zijn. Zo heb je je historie altijd bij de hand!
Afhandeling van facturen wordt niet alleen makkelijk met de Avelon Invoice Approval app, maar ook mogelijk op ieder moment. De app is te gebruiken op mobile devices (smartphones en tablets), als er maar een internetverbinding is! Afhankelijk van uw interne securitybeleid, zijn voor mobiel gebruik aanvullende maatregelen benodigd.
Niet alleen is afhandeling eenvoudig en modern, maar ook het gemak wordt hierdoor gediend wat de snelheid van betalen verhoogd!
Samengevat de kenmerken en voordelen van de Avelon Invoice Approval app:
Verlaagt de drempel van goedkeuring van een factuur door eenvoudig en modern gebruiksgemak voor de gebruiker
Te gebruiken in combinatie met SAP Invoice Management en op SAP Workflow gebaseerde oplossing, bv Avelon Invoice Wokflow
Relevante goedkeuringsinformatie zoals inkooporder, rubricering, omschrijving, bedrag, vervaldatum en betalingsreferentie zichtbaar
Afhandelhistorie zichtbaar
Inzicht in eerder afgehandelde facturen
Bijlagen met bewijs van levering/prestatie toe te voegen
Mobiel te gebruiken, overal waar internetverbinding is (mits mobiel gebruik Fiori app is toegestaan en ingeregeld binnen uw organisatie)
Draait op SAP ERP en S/4HANA
Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden rondom het proces van factuurverwerking? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp.