User experience en SAP Invoice Management
Onlangs is er op deze website een blog over recente innovaties in SAP Vendor Invoice Management (VIM) en SAP Digital content processing geplaatst. Een van deze innovaties is op het gebied van SAP Fiori. OpenText biedt verschillende Fiori applicaties aan ter ondersteuning van de Vendor Invoice Management processen en ter verbetering van de gebruiksvriendelijkheid.
In deze blog gaan we verder in op de diverse Fiori apps die worden aangeboden. Er zijn een aantal bestaande Fiori apps die recent zijn verbeterd, maar ook een aantal nieuwe Fiori apps die zijn toegevoegd aan de catalogus. In deze blog zetten we alle beschikbare VIM Fiori apps voor u op een rij.
De volgende algemene punten zijn te maken over de VIM Fiori apps:
De VIM Fiori apps worden uitgeleverd door OpenText en zijn geen onderdeel van de SAP Fiori app catalogus.
Nieuwe Fiori functionaliteiten en Fiori apps worden beschikbaar gemaakt bij elke release en support package van VIM.
Op dit moment zijn er 9 VIM Fiori apps beschikbaar. Dit zijn apps voor zowel workflow taken als informatie voorziening en bestemd voor verschillende rollen en personen in het proces.
Confirm Quantity and Price Fiori app
Resolve Invoice Exceptions Fiori app
Enter Cost Assignment Simple Fiori app
Enter Cost Assignment Advanced Fiori app
Approve Invoices Fiori app
Approve Invoices (bulk mode) Fiori app
My Approved Invoices Fiori app
Supplier self-service (Supplier Perspective)
Supplier self-service (Accountant Perspective)
Voor de 2 power user transacties van crediteurenadministratie zijn op dit moment 2 Fiori tegels standaard beschikbaar die kunnen worden opgenomen in de Fiori launchpad.
VIM Analytics SAP GUI for HTML Fiori app
VIM Workplace SAP GUI for HTML Fiori app
Nieuwe ontwikkeling zijn reeds gepland, bijvoorbeeld de integratie met Fiori MyInbox applicatie en Fiori Notificaties.
Vendor Invoice Management on Fiori- Welke apps en voor welke omgevingen
Confirm Quantity and Price app
Met de transactionele app “Confirm Quantity and Price” kunnen inkomende PO-gebaseerde facturen worden verwerkt als er een betalingsblokkering wordt gevonden. De app kan worden gebruikt om onderliggende problemen op te lossen, zoals bijvoorbeeld ontbrekende goederenontvangsten invoeren op basis van wat er in de factuur staat. De app kan ook worden gebruikt om richting crediteuren te bevestigen dat de goederen ontvangen zijn als goederenontvangst niet gebruikt wordt voor deze bestelling.
Resolve Invoice Exceptions app
Met deze app kunt u vragen beantwoorden die afkomstig zijn van crediteurenadministratie met betrekking tot facturen waar informatie ontbreekt. De ontvanger van deze taak bekijkt de vraag of het verzoek van de crediteurenadministratie en stuurt het antwoord of de ontbrekende informatie terug. Factuurgegevens, factuurafbeelding en bijlagen zijn beschikbaar voor controle.
Enter cost assignment
Er zijn twee varianten van de app, een simple en advanced variant. De tabel laat de verschillen zien tussen deze twee apps. Voor beide apps geldt dat ze alleen werken voor niet betselling gerelateerde facturen.
Enter Cost Assignment Simple app
Deze app vereenvoudigt het invoeren van kostentoewijzing voor DP non-PO facturen. De app is ontwikkeld voor het toewijzen van kosten voor simpele facturen, die bijvoorbeeld geboekt zijn op één kostenplaats of project.
Enter Cost Assignment Advanced app
Deze app vereenvoudigt het invoeren van de kostentoewijzing voor DP Non-PO en geparkeerde Non-PO facturen. Deze app is ontworpen om gebruikers te ondersteunen die te maken hebben met eenvoudige en complexe facturen, vergelijkbaar met OpenText Approval Portal. Deze app biedt een alternatieve manier van kosten toewijzen. Ook is de functionaliteit voor het uploaden van kosten toewijzingen via een template beschikbaar.
Approve Invoices app
De transactionele Invoice Approval app maakt de goedkeuring van een factuur eenvoudig en snel. Alle af te handelen facturen inclusief de bijbehorende relevante details worden overzichtelijk gepresenteerd.
Met een simpel “Goedkeuren” of “Afkeuren” wordt de factuur direct afgehandeld. Daarnaast is het mogelijk om de factuur naar een andere medewerker te sturen indien deze niet door jou afgehandeld kan worden. Je kunt ook een collega om advies vragen, dan wel akkoord voor deellevering.
Approve Invoices (bulk mode) app
De “Approve Invoices” bulk mode app is bedoeld voor goedkeuringen op hoger management niveau. Met deze app kunnen meerdere facturen tegelijkertijd eenvoudig goed of afgekeurd worden via de “Quick Button” per factuur regel. Daarnaast is het ook mogelijk om voor iedere factuur of leverancier de bijbehorende relevante details te bekijken.
My Approved Invoices app
De “My Approved invoices” Fiori app laat informatie zien over alle facturen waar u als gebruiker aan gewerkt heeft. Dit gaat dan om onder andere de volgende acties:
Factuur goedgekeurd
Ingevoerde financiële informatie
Verzonden ter referentie
Ingevoerde gegevens en factuur goedgekeurd
Bijlage verwijderd
Factuur afgewezen
Factuur verzonden naar goedkeurder
Nieuwe bijlage
Factuur doorgestuurd
Commentaar toegevoegd.
Supplier self-service
Supplier perspective
Deze app biedt een portal voor leveranciers waarmee ze de status van hun facturen kunnen inzien. Dit voorkomt dat leveranciers tijdrovende factuur en betaling vragen stellen via de mail of telefoon.
Leveranciers kunnen al hun facturen inzien met de bijbehorende relevante details, maar ook de huidige status en de bijbehorende documenten zoals bijvoorbeeld bestellingen.
Middels de leverancier registratie app kunnen leveranciers automatisch een account aanmaken om gebruik te maken van deze app.
Accountant perspective
De self-service app accountant perspective kan gebruikt worden door een accountmanager voor het inzien van alle leverancier facturen. Inclusief bijbehorende details, status en bijbehorende documenten zoals bestellingen.
Webgui for HTML apps
Naast de 9 SAP Fiori apps die beschikbaar zijn, worden er ook nog 2 webgui for HTML applicaties aangeboden. Deze geven een vergelijkbare look en feel als SAP Fiori en zijn naadloos geïntegreerd in de fiori launchpad.
VIM Workplace
De bestaande VIM Workplace transactie is geïntegreerd in de SAP Fiori Launchpad en kan dus direct vanuit de launchpad geopend worden.
VIM Analytics
New Embedded Report „Invoice Analytics“
Geoptimaliseerde analytisch rapport voor het complete factuur proces met diverse visuele filters. Deze app sluit naadloos aan op de standaard SAP Fiori Process App, Leverancier Facturen App en Leverancier Factsheet App. Hierdoor kun je vanuit het rapport direct doorklikken naar de gewenste overzicht schermen. Deze Fiori app is beschikbaar vanaf VIM 16.3 on S/4HANA.
Embedded Report „Invoice Monitor“
Dit rapport geeft een lijst met alle facturen in SAP en heeft de mogelijkheid om te filteren en sorteren op diverse velden. Ook dit rapport sluit naadloos aan op de standaard SAP Fiori Process App, Leverancier Facturen App en Leverancier Factsheet App. Hierdoor kun je vanuit het rapport direct doorklikken naar de gewenste overzicht schermen. Deze Fiori app is beschikbaar vanaf VIM 16.3 on S/4HANA.
Standaard Fiori functionaliteit
SAP CoPilot
De Factuur goedkeuring applicaties worden ondersteund door SAP CoPilot. Dit is een chatbot geïntegreerd in de SAP Fiori Launchpad en geeft gebruikers een Conversational User Experience. Met de SAP CoPilot kunt u via een chat functie informatie over facturen aanvragen, een factuur status wijzigen (bijvoorbeeld goedkeuren) en specifieke details van de factuur ophalen.
NB De hierboven vermelde informatie is gebaseerd op VIM voor ECC versie 7.5 SP11 en voor S4 versie 16.3.5.
Meer informatie
Voor vragen of informatie over de toepassingsmogelijkheden van SAP Invoice Management (SIM) of SAP Digital Content Processing binnen uw organisatie of voor vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance (MDG) kunt u contact opnemen met Martijn Wever.
Gerelateerde posts
