SIM vergeleken met cloud gebaseerde alternatieven
Paul van Rouwendaal - Senior SAP Invoice Management & SAP Master Data Governance Consultant
In een tijd waarin alles naar de cloud lijkt te verhuizen, vraag je je misschien af of je het verwerken van leveranciersfacturen ook naar de cloud moet verplaatsen. Er zijn veel cloud oplossingen waar je uit kunt kiezen als het gaat om oplossingen voor het verwerken van leveranciersfacturen. Naast al deze opties is er ook het standaardaanbod van SAP, dat SAP Invoice Management (afgekort SAP IM) heet, ook wel bekend als Vendor Invoice Management (VIM) van OpenText. Hoewel het in deze tijd voor de hand lijkt te liggen om voor een cloudoplossing te kiezen, zijn er veel zaken waar je rekening mee moet houden. Een geïntegreerde add-on in S/4 HANA, zoals SAP IM, is om vele redenen het overwegen waard.
In deze blogpost worden de belangrijkste verschillen uitgelegd tussen SAP IM en een cloud gebaseerde oplossing voor factuurbeheer. Deze vergelijking is gebaseerd op onze ervaringen met beide soorten oplossingen, zowel vanuit het oogpunt van implementatie als vanuit operationeel oogpunt. Zoals met veel zaken is er geen goede of foute keuze, omdat alles afhangt van uw organisatie en welke aspecten belangrijk zijn voor uw organisatie.
In alle eerlijkheid moeten we vermelden dat SAP momenteel ook werkt aan een cloud gebaseerde oplossing, genaamd 'SAP Central Invoice Management', die draait op SAP BTP (in de cloud). In deze vergelijking hebben we de aspecten van deze oplossing niet meegenomen. Het is nog erg nieuw en is op dit moment nog geen volwaardige oplossing met dezelfde uitgebreide functies voor factuurverwerking die SAP IM en andere cloud gebaseerde oplossingen bieden.
De onderstaande vergelijkingsmatrix bevat een lijst met belangrijke aspecten van elke oplossing voor het verwerken van leveranciersfacturen. Het moet gezegd worden dat de vergelijking generaliseert als het gaat om de beoordeling van cloud gebaseerde oplossingen. Natuurlijk zijn niet alle cloud gebaseerde oplossingen gelijk. Hoewel dit betekent dat deze beoordeling misschien niet alle oplossingen volledig weergeeft, zijn we op basis van onze ervaringen van mening dat de meeste van deze aspecten een nauwkeurige en eerlijke beoordeling geven.
Vergelijkingsmatrix
| Aspect | SAP Invoice Management | Cloud oplossingen factuurverwerking |
|---|---|---|
| Software architectuur | Add-on op SAP S/4 HANA of SAP ECC. | Could-oplossing, meestal SaaS, interfacing met lokale ERP-oplossingen (waaronder SAP S/4 HANA en SAP ECC). |
| E-Invoicing Platform | SAP IM is een zeer geschikt e-facturatieplatform, vooraf geconfigureerd voor veel landspecifieke XML-sjablonen. Externe E-facturatie service provider nodig om verbinding te maken met de leveranciers. | Er zijn cloudgebaseerde oplossingen die krachtig zijn en veel verschillende e-factureringsstandaarden ondersteunen. Soms bevat de SaaS-oplossing ook het invoice broker systeem, dat je organisatie helpt om verbinding te maken met de leveranciers met een onboarding procedure. |
| Leveranciersportaal (voor het delen van de status van leveranciersfacturen) | Deze functionaliteit is beschikbaar met basisinformatie en -functionaliteit. | Veel oplossingen hebben een leveranciersportaal met informatie over de betaalstatus en betaaldatum. |
| Optical Character Recognition (OCR) | Zeer geavanceerde machine learning met zeer goede herkenning en uitgebreide set configuratieopties om de herkenning te verbeteren. De OCR-server kan on-premise worden geïnstalleerd, maar SAP/OpenText biedt ook Core Capture for SAP (CC4SAP), de cloudversie van de OCR-server. | Meestal wordt de OCR uitbesteed aan een derde partij, waarbij je organisatie afspraken maakt over een bepaald serviceniveau met betrekking tot de herkenningsgraad. |
| Inbound monitoring | Uitgebreide monitoring mogelijkheden in SAP, die u een volledig overzicht geven van alle inkomende facturen uit alle mogelijke invoerkanalen (e-mail, e-facturen, gescand document, enz). Als u SAP IM hebt gekoppeld aan de OCR met machine learning, beschikt u over gedetailleerde informatie over de verwerkingsstatus en gedetailleerde rapporten over de OCR-prestaties en herkenningspercentages. In SAP is het eenvoudig om iedereen toegang te geven tot deze krachtige monitoring- en rapportagetransacties. | Meestal is er een monitoring portaal beschikbaar. De hoeveelheid informatie die je ziet, kan per oplossing verschillen. Soms is je organisatie beperkt in de hoeveelheid informatie die je kunt zien, terwijl de meer gedetailleerde informatie en verwerkingslogs alleen beschikbaar zijn voor de technische experts van de leverancier van de cloud-gebaseerde oplossing. |
| Configuratie van de oplossing | De volledige configuratie kan worden gewijzigd. Er is al een volledig geconfigureerde baseline "out-of-the-box", die gemakkelijk kan worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie. | Het grootste deel van de configuratie van een SaaS-oplossing wordt gedaan door de leverancier van de cloud-oplossing. Uw organisatie als klant heeft beperkte configuratiemogelijkheden, die meestal beperkt zijn tot gebruikersonderhoud, overzicht van bevoegdheden, belastingcode + belastingtarieven, en nog enkele andere zaken. |
| Configuratie verplaatsen binnen het systeemlandschap | Via het stabiele en robuste standaard SAP transportmechanisme. | Meestal moet alle configuratie op elke systeemomgeving gekopieerd worden door de implementatieconsultant. Dit is niet erg robuust en de stabiliteit hangt af van hoe goed de consultant de configuratiewijziging heeft gedocumenteerd. |
| Uitzonderingen en bedrijfsregels | Er zijn vele standaard bedrijfsregels en factuuruitzonderingen beschikbaar in SAP IM, significant meer dan in de meeste cloudgebaseerde oplossingen. Ze zijn eenvoudig te configureren en te activeren, afhankelijk van de behoefte van de organisatie. | Standaard factuurcontroles zijn beschikbaar, maar de lijst met controles kan wat beperkt zijn. De meest voorkomende beschikbare controles zijn: ontbrekende verplichte informatie, controle op duplicaten, controle op belastingcode + belastingtarief, controle op prijs en hoeveelheid, goedkeuring op NPO-facturen. Andere controles dienen meestal met aangepaste scripts in de workflows worden ingebouwd. |
| Ondersteunde soorten facturen | Veel standaard PO-scenario's, waaronder Goods Receipt (GR), Service Entry Sheet (SES), Limit inkooporders, Bill of Lading, Condition Types (voor extra kosten), Transportation Management (TM) facturen en volledige ondersteuning voor debitering/creditering facturen achteraf. | Standaard inkooporders en NPO-facturen. Inkooporders beperken en matchen op voorwaarden is soms mogelijk met aangepaste scripts, tot een bepaalde limiet. Er is slechts beperkte ondersteuning voor debitering/creditering facturen achteraf. |
| Niet ondersteunde soorten facturen | Als u speciale factuurtypen hebt met een aangepaste matchinglogica of speciale bedrijfsregels, kan de verwerking van deze factuurtypen altijd worden toegevoegd aan SAP IM via aangepaste configuratie. | Facturen met Service Entry Sheets (SES) en transportfacturen. In principe wordt elke factuur die een complexe matching-logica vereist niet ondersteund, gedeeltelijk ondersteund, of alleen ondersteund met veel extra aangepaste scripting. |
| User interface | In S/4 HANA biedt het SAP Fiori Launchpad eindgebruikers één consistente, webgebaseerd gebruikersinterface. SAP IM wordt geleverd met meerdere Fiori apps, die alle aspecten van factuurverwerking omvatten. Omdat alles geïntegreerd is in één gebruikersinterface, hoeft de gebruiker niet te wisselen tussen verschillende systemen om leveranciersinformatie, PO/GR informatie, etc. op te zoeken. Alle informatie is eenvoudig beschikbaar en wordt gepresenteerd in schermen waarin eenvoudig tussen verschillende gegevens kan worden genavigeerd. | Hoewel de gebruikersinterfaces van cloud-gebaseerde oplossingen over het algemeen erg goed ontworpen zijn en er erg mooi uitzien, kan de look en feel erg verschillen van die van SAP. En de gebruiker zal toegang moeten krijgen tot meerdere verschillende systemen, met hun eigen gebruikersinterface. Dit resulteert in extra complexiteit voor de gebruiker, omdat hij niet alleen moet leren werken met meerdere verschillende gebruikersinterfaces, maar ook moet begrijpen en onthouden dat de verschillende soorten gegevens (leveranciersinformatie, PO/GR-informatie, enz.) opgezocht moeten worden in verschillende systemen. |
| Rapportages | SAP IM heeft vele gedetailleerde rapporten out of the box beschikbaar om het hele factuurproces van begin tot eind te controleren en te beheersen. Er zijn ook gedetailleerde procesanalyserapporten (KPI) beschikbaar, die met elke gewenste configuratie kunnen worden uitgevoerd. En omdat alle verwerkingsgegevens beschikbaar zijn in de SAP tabellen, is het eenvoudig om aangepaste rapporten te maken die inkoopinformatie combineren met factuurverwerkingsinformatie, of elke andere mogelijke krachtige combinatie die je maar kunt bedenken. Al deze rapporten kunnen ook gemakkelijk worden geëxporteerd naar Excel, waar gedetailleerdere analyses op de gegevens los gelaten kunnen worden. | Alle cloudgebaseerde oplossingen hebben een vorm van rapportage beschikbaar, maar er zijn verschillen. Het kan zijn dat de gegevens kunnen worden geëxporteerd via een API, in welk geval je ze kunt overbrengen naar een andere rapportageoplossing voor verdere analyse. KPI-rapporten zijn meestal beschikbaar, maar zijn beperkt in de informatie die ze je laten zien. |
| Line item matching | In SAP IM is de automatische matching tussen factuurregels en inkooporderregels goed en er zijn enkele slimme functies om de automatische matching te verbeteren. Ook veel complexere matchingscenario's zijn out of the box beschikbaar met een minimum aan configuratie. Als het automatisch matchen van regels mislukt, moet een gebruiker de regels handmatig matchen. De gebruikersinterface voor het handmatig matchen van regels in SAP IM kan een beetje lastig zijn voor een onervaren gebruiker en is ook niet erg handig in gebruik voor facturen met veel factuurregels. | Automatische line item matching in de meeste cloud-gebaseerde oplossingen werkt goed voor eenvoudige facturen met eenvoudige line item matching scenario's. Maar zodra de facturen worden gematcht, wordt de automatische line item matching uitgeschakeld. Zodra de facturen complexer zijn, of er veel mogelijke PO-regelmatches zijn, of de PO-typen niet volledig worden ondersteund, kan de automatische line item matching moeite hebben om goede en stabiele resultaten te produceren. Aan de andere kant hebben veel cloudgebaseerde factuuroplossingen een geavanceerde webgebaseerde gebruikersinterface die gedetailleerde informatie geeft over de line item matching en de redenen waarom de automatische matching is mislukt. Dit maakt het eenvoudiger om handmatige line matching uit te voeren in complexere matching scenario's met complexere facturen. |
| Interfacing van en naar SAP | Aangezien SAP IM een add-on is binnen SAP, wordt er geen middleware of andere systemen gebruikt voor factuurverwerking. Alle hoofdcomponenten voor factuurverwerking bevinden zich binnen SAP. In het geval van e-facturatie kunt u SAP IM koppelen aan een e-factuur service provider, die dan de enige interface is met een extern systeem. | Leveranciersgegevens, inkoopordergegevens en goederenontvangsten. Afhankelijk van de architectuurregels is er meestal een middleware-systeem nodig tussen SAP en de cloudgebaseerde factuurverwerkingsoplossing. Dit maakt de oplossing complexer en kan problemen met mapping introduceren. Bovendien moet je in geval van problemen meerdere mogelijke storingspunten controleren, zoals SAP, middleware en SaaS-oplossing. Al deze punten worden onderhouden en ondersteund door verschillende teams, die naar de andere teams kunnen gaan wijzen, terwijl het moeilijk is om effectieve probleemoplossing te coördineren. Je zult samen met meerdere interne en externe teams issue resolution moeten organiseren. |
| Integratie met standaard SAP voor factuurverwerking | Het boeken van facturen via SAP IM verloopt naadloos en is volledig vooraf geconfigureerd. De meeste factuurtypen, zelfs de meer complexe, worden zonder problemen geboekt. De SAP IM-logica zorgt voor alle veldtoewijzingen en andere technische complexiteiten die komen kijken bij het boeken of registreren van de factuur, inclusief robuuste herhalings- en foutafhandeling. | Nadat de factuur is gecontroleerd en goedgekeurd in de cloudgebaseerde oplossing, wordt de factuur geboekt in SAP via een API-aanroep naar SAP die een webservice of BAPI uitvoert om de factuur te boeken. Hoewel de leveranciers van cloudoplossingen sjablonen hebben voor deze API-interface, hebben wij ervaren dat er tijdens het implementatieproject veel moet worden aangepast aan deze sjablonen. Uw organisatie moet goede SAP-kennis hebben om de leverancier van de cloudoplossing te kunnen vertellen hoe de gegevens correct moeten worden doorgegeven aan de API-oproep, aangezien de cloudleveranciers vaak niet op de hoogte zijn van de details van het posten van facturen in SAP, vooral voor complexere factuurtypen. |
| Uitbreidbaarheid | Dit is erg eenvoudig en erg krachtig in SAP IM. Er zijn standaard uitbreidingspunten waar u de standaardoplossing kunt uitbreiden met ABAP-code, terwijl er geen of een laag risico is voor toekomstige upgrades. Aangezien uitbreidingen binnen SAP plaats vinden, kunnen factuurcontroles op maat, geavanceerde logica voor het matchen van factuurregels of automatische gegevensafleidingen eenvoudig worden ontwikkeld. Dit komt omdat u rechtstreeks toegang hebt tot alle gegevens in de databasetabellen binnen SAP. | Sommige SaaS-oplossingen bieden uitbreidingsmogelijkheden, maar deze zijn meestal beperkt. Omdat de cloudoplossing slechts over beperkte gegevens uit SAP beschikt (over de leverancier, inkooporders, enz.), is de oplossing afhankelijk van het ophalen van gegevens uit SAP via bijvoorbeeld een API. Dit maakt de uitbreidingen meestal complexer en bepaalde vereisten zijn eenvoudigweg niet mogelijk. |
| Hergebruik van bestaande platforms, systemen, technologie, autorisatieconcepten en expertise | Wanneer u SAP IM implementeert, maakt u gebruik van bestaande systemen, technologieën en expertise die u al voor andere bedrijfsfuncties gebruikt. SAP IM gebruikt dezelfde technieken als elke andere SAP-module, zoals tabellen en ABAP-programma's, achtergrondjobs en customizing. Bovendien werkt SAP IM met dezelfde robuuste en uitgebreide autorisatie-concepten die uw autorisatieteam al kent en die ervoor zorgen dat de factuurverwerking volledig in overeenstemming is met interne en externe audits. | Cloudoplossingen maken gebruik van verschillende programmeermodellen en -technieken, waarmee uw bedrijf misschien nog niet vertrouwd is. Dit betekent dat technische teams getraind moeten worden om vertrouwd te raken met nieuwe technieken. Natuurlijk zal elke cloud oplossing ook een autorisatieconcept bieden dat volledig in overeenstemming is met interne en externe audits. Maar u zult het gebruikersbeheer en de rolverdeling van de cloud oplossing moeten integreren met de gebruikersvoorziening voor andere systemen, omdat een gebruiker dan in meerdere verschillende systemen bestaat. Dit vereist een oplossing om het gebruikersbeheer over meerdere systemen te koppelen aan één oplossing voor identiteitsbeheer. |
| Onderhoud en ondersteuning | U kunt tickets aanmaken via het SAP-suppot portal, net zoals u dat doet voor andere SAP-oplossingen. Dit betekent dat u slechts één ondersteuningsportaal hebt voor SAP-gerelateerde problemen. | Maak tickets aan in een ander, nieuw ticketingsysteem, wat betekent dat je meerdere ondersteuningsportalen hebt (een voor SAP, een voor je SaaS-oplossing, enz.). |
Beperkingen inkoop cloud oplossingen
Naast alle cloud gebaseerde oplossingen voor factuurverwerking zijn er veel cloud oplossingen voor inkoop die ook een vorm van factuurverwerking bieden. Dit lijkt aantrekkelijk, omdat je inkoop en factuurverwerking combineert in één geïntegreerde cloud oplossing. De factuurverwerking kan redelijk goed werken voor inkooporders die zijn aangemaakt in de cloud gebaseerde oplossing. De factuurverwerkingsmogelijkheden van deze oplossingen zijn echter vrij basaal en hebben beperkingen. Een van die beperkingen is dat de factuur alleen kan worden verwerkt als deze is ontvangen voor een inkooporder die is aangemaakt in de cloud gebaseerde oplossing.
Maar hoe en waar verwerk je facturen die zonder inkooporder worden ontvangen? Niet alle bedrijven hebben een 100% “no PO no pay” beleid. En zelfs dan is er meestal altijd een instroom van facturen zonder PO, die niet volledig kan worden geëlimineerd. En veel bedrijven gebruiken de cloud gebaseerde inkoopoplossing slechts voor een deel van hun aankopen. Bijvoorbeeld, niet-productgerelateerde inkoop wordt in de cloud oplossing gedaan, terwijl productgerelateerde inkoop in SAP wordt gedaan (bijvoorbeeld met MRP-runs). Dit betekent dat er niet alleen inkooporders worden aangemaakt in de cloud oplossing, maar ook in SAP. Voor de inkooporders in SAP heb je nog steeds een oplossing voor factuurbeheer nodig, terwijl niet alle cloud gebaseerde inkoopoplossingen dit soort factureringsscenario's bieden.
SAP IM daarentegen is één oplossing die de totale verwerking van leveranciersfacturen voor alle factureringsscenario's kan afhandelen: voor inkooporders die in SAP zijn aangemaakt, voor inkooporders die vanuit een cloud-gebaseerde inkoopoplossing naar SAP zijn gerepliceerd en voor facturen zonder inkooporder. Dit maakt het leven van uw crediteurenadministratie veel minder complex en effectiever, omdat zij inkomende facturen slechts in één oplossing hoeven te verwerken.
Upgades
Er is nog een laatste punt om rekening mee te houden. Soms maken bedrijven zich zorgen over de upgrade-impact van een add-on zoals SAP IM in hun S/4 HANA- of SAP ECC-systeem. Hoewel het een best practice is om extensies en aangepaste code in elke SAP-oplossing te beperken, weten we uit ervaring dat aangepaste codering in SAP IM (indien correct uitgevoerd binnen de standaard uitbreidingspunten die door SAP worden geleverd) geen of een zeer laag risico op incompatibiliteit met een toekomstige upgrade van SAP of SAP IM hebben. En tegelijkertijd, als u facturen van leveranciers verwerkt in een cloud oplossing, moet elke upgrade van SAP of deze cloud oplossing worden getest. Het is daarom een illusie om te denken dat de upgrade-inspanning lager is wanneer een cloud oplossing wordt gebruikt, in tegenstelling tot het gebruik van een add-on in SAP zoals SAP IM.
Key takeaways
Samengevat zijn de factuurverwerkingsmogelijkheden van cloud gebaseerde oplossingen goed voor de meeste gangbare soorten facturen. En hoewel er veel te zeggen valt voor een SaaS-oplossing in plaats van een add-on in SAP ECC of S/4 HANA, zijn er ook veel sterke punten ten gunste van SAP IM. SAP IM integreert in het SAP ECC of S/4 HANA systeem, wat veel voordelen heeft: geen complexe interfaces via middleware, één enkele en consistente webgebaseerde gebruikersinterface (Fiori Launchpad en Fiori apps) voor gebruikers, uitgebreide monitoring en standaard gedetailleerde rapporten, ondersteuning voor meer verwerking van complexere factuurtypes en superieure uitbreidingsmogelijkheden.
We hopen dat deze informatie ondersteunt bij het maken van een juiste keuze.
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance (MDG) kunt u contact opnemen met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
