Introductie
SAP Master Data Governance (MDG) is een geavanceerde stamdata management platform. Het ondersteunt het centraal creëren, wijzigen en distribueren van stamgegevens in uw complete systeemlandschap. Het biedt tevens de mogelijkheid om alle stamdata in het gehele IT landschap te consolideren. Lees ook deze blog voor algemene informatie over SAP MDG.
SAP MDG is standaard beschikbaar voor diverse domeinen zoals hieronder weergegeven.
SAP MDG domeinen
In deze blog richten we ons specifiek op SAP Master Data Governance for Financials (MDG-F). SAP MDG-F is de standaard oplossing van SAP voor het centraal beheren van financiële stamdata. Het biedt een centraal gepositioneerde applicatie voor het beheren en controleren van de stamdata, ongeacht of de stamdata decentraal of centraal verwerkt wordt. De financiële stamdata kan worden aangelegd, aangevuld en gewijzigd in de zogenoemde staging area. In deze staging area is de stamdata nog niet beschikbaar voor de achterliggende business applicaties. Pas wanneer de data is gecontroleerd, eventueel aangevuld en vervolgens goedgekeurd wordt de stamdata beschikbaar gesteld voor daadwerkelijk gebruik. Deze opzet kan worden gebruikt voor uiteenlopende soorten financiële stamdata, zoals controlling gebied, rekeningschema’s, kostenplaatsen, grootboekrekeningen, bedrijfsnummers en controlling objecten zoals profit centers en kostenplaatsen met hiërarchieën. De MDG-F oplossing wordt middels ABAP Web Dynpro en SAPUI5 (Fiori) ontsloten naar de eindgebruikers, wat de benodigde flexibiliteit biedt voor aanpassingen in de eisen en wensen van eindgebruikers.
Waarom MDG-F?
Een probleem waar veel bedrijven tegenwoordig tegenaan lopen is dat veel informatie welke gebruikt wordt voor bedrijfsvoering gedupliceerd of incorrect is opgeslagen in systemen. Bijvoorbeeld wanneer een kostenplaats meerdere malen voorkomt in een systeem als “Avelon” of “avalon”, dan is de kans reëel dat sommige boekingen niet of over het hoofd worden gezien. Gevolgen hiervan kunnen weer zijn dat er uiteindelijk minder winst, meer kosten of verlate betalingen optreden.
Het uitvoeren van een goede en betrouwbare audit wordt een uitdaging met gedupliceerde data aanwezig in het systeem. De audit zal meer tijd in beslag nemen om de gedupliceerde data goed te analyseren te alloceren, wat uiteindelijk zal resulteren in een langere doorlooptijd en hogere kosten. Naast inefficiëntie zal tevens de kans toenemen dat er ook foutief gerapporteerd wordt.
MDG-F is uitermate geschikt om de kwaliteit en consistentie van de financiële data naar een hoger plan te tillen. Het draagt zorg voor een consistente data tussen lokale en bedrijfssystemen, waarbij er maar één bron is en dus maar één waarheid geldt, data modellen zijn gestandaardiseerd, validatie van data kan bedrijf breed maar tevens lokaal worden opgesteld en er zijn workflows beschikbaar voor het begeleiden van aanvraag-, wijziging- en goedkeuringsprocessen. Hierdoor kan er eenvoudig betrouwbare informatie uit het systeem worden opgehaald, is data consistent en zal het modelleren, plannen en analyseren van gegevens verbeteren.
Zoektijden
Doordat regelgeving in complexiteit toeneemt en het bijhouden hiervan een dagelijkse taak wordt, is de optie van gestroomlijnde en geautomatiseerde processen voor het nakomen van deze regelgeving een groot voordeel. Het biedt transparantie, traceerbaarheid en neemt de risico’s weg welke kleven aan het niet nakomen van regelgeving.
In deze grafiek wordt duidelijk dat er een groot verschil bestaat tussen de beste en slechtste in uitvoering met betrekking tot de besteding van uren aan het zoeken naar informatie en doorlooptijd van bedrijfsprocessen. Indien data goed wordt beheerd en gemanaged zal het verschil kleiner worden, waardoor data efficiënter en dus sneller gevonden wordt.
Wat is MDG-F?
MDG-F ondersteund de 3 belangrijkste gebieden in de financiële boekhouding, namelijk Accounting, Controlling en Consolidatie. Dit is weergegeven in de onderstaande hiërarchie.
SAP MDG-F Hiërarchie fianciële boekhouding
Omdat alle entiteiten in deze hiërarchie aan elkaar gekoppeld zijn, wordt het ingewikkelder om onsamenhangende of inconsistente data aan te leggen. Er ontstaat als het ware een web van uitgelijnde en gekoppelde stamdata.
Er kan gebruik worden gemaakt van diverse validatiemogelijkheden zodat alleen toegestane en correct content wordt beheerd. SAP MDG-F biedt daarnaast de mogelijkheid om concept versies van stamdata op te slaan of incomplete records welke nog niet aan alle validatie eisen voldoen. Echter, voordat de definitieve goedkeuring gedaan kan worden, dient er aan alle validatie eisen voldaan te zijn, waardoor er nooit incorrecte of onvolledige data in de achterliggende bedrijfssystemen terecht komt.
Editions
Doorgaand wordt er in stamdata processen geen rekening gehouden met tijdsafhankelijke controles op stamdata uitgave. Binnen MDG-F is dit echter standaard, doordat er met zogenoemde Editions (ofwel versies) wordt gewerkt. Alle wijzigingsaanvragen binnen MDG-F, ook voor nieuwe objecten, worden verzameld in een edition en vrijgegeven op een bepaalde datum. Tijdsafhankelijk objecten ontvangen automatisch hun geldigheid van de geldigheidsdata van de bovenliggende edition. Nadat een edition wordt vrijgegeven, worden alle wijzigingsverzoeken in de edition pas beschikbaar gesteld voor de achterliggende systemen. Daarnaast, een edition kan pas vrijgegeven worden wanneer alle wijzigingsverzoeken in de edition zijn afgerond; dus goedgekeurd, afgekeurd, of ingetrokken. Op het moment van vrijgegeven van de edition wordt er een validatie uitgevoerd voor alle wijzigingsverzoeken in de edition. Indien er inconsistentie naar voren komt met deze validatie, kan de edition niet worden vrijgegeven en dienen de naar voren gekomen fouten eerst opgelost te worden. Op deze manier verzorgt MDG-F dat er alleen consistente en correcte toevoer van stamdata richting de gekoppelde bedrijfssystemen plaatsvindt.
Wanneer een edition wordt aangemaakt bepaalt MDG-F automatisch de datum van/tot wanneer de edition geldig is, gebaseerd op reeds aanwezige editions. Zodoende kan er geen overlap onstaan tussen verschillende editions. Een edition kan alleen geldig zijn tot de geldigheid van een nieuwe edition.
Ter illustratie:
Edition A is geldig van 01/2019 tot 12/9999
Wanneer je edition B creëert met een geldigheid vanaf 11/2018, dan zal MDG-F automatisch de geldigheid tot zetten voor edition B op 12/2018.
Edition A is geldig van 01/2019 tot 12/9999
Wanneer je edition B creëert met een geldigheid vanaf 11/2020, dan zal MDG-F automatisch de geldigheid van edition A aanpassen naar 01/2019 tot 10/2020.
Wijzigingsverzoeken binnen MDG-F vallen altijd binnen een edition, onafhankelijk of de wijziging direct doorgevoerd moet worden in de achterliggende bedrijfssystemen of op een later moment. Het is namelijk mogelijk om wijzigingen binnen een edition al door te voeren in achterliggende bedrijfssystemen, zonder dat de edition is vrijgegeven. Op deze manier kunnen kleine onafhankelijke wijzigingen doorgevoerd worden, zonder dat de gehele edition vrijgegeven hoeft te worden.
Op het moment dat een wijzigingsverzoek wordt aangemaakt, dient er gekozen te worden in welke edition de wijziging opgenomen moet worden en dus in welk tijdvak de wijzigingen actief dienen te worden. Er kan gekozen worden voor een edition die vandaag geldig is, om wijzigingen direct door te kunnen voeren of voor een edition welke later pas geldig is voor het inplannen van toekomstige wijzigingen. Zodra een edition actief wordt, dus de huidige datum valt in de geldigheid van de edition, kunnen alle wijzigingen in de edition doorgevoerd worden naar de achterliggende bedrijfssystemen. In alle gevallen geldt uiteraard dat alle validatie controle en goedkeuringen gedaan moeten zijn.
Editions
In bovenstaande diagram, zijn de wijzigingen op twee kostenplaatsen geïllustreerd: kostenplaats AVELON en kostenplaats SAP. Wanneer we kijken naar kostenplaats AVELON, dan kunnen we de volgende conclusies trekken:
In Q2 van 2020, was versie AVELON 1 geldig in vrijgegeven Edition 1.
Vanaf Q3 2020, wordt versie AVELON 2 actief vanuit de vrijgegeven Edition 2.
Tevens is er voor wijzigingen in Q3 2020, een nieuwe Edition 6 aangemaakt, welke nog in bewerking is. In Edition 6 zijn wijzigingen opgenomen in versie AVELON 6 ten opzichte van versie AVELON 2.
Vanaf Q2 2021, wordt versie AVELON 4 actief vanuit Edition 4. Deze is geldig tot Q3 2021.
Vanaf Q3 2021, wordt versie AVELON5 actief vanuit Edition 5. Deze is geldig tot Q4 9999.
Op de gemarkeerde datum “Vandaag”, zijn versie AVELON 2 en AVELON 6 actief. AVELON 2 zit in een reeds vrijgegeven edition, maar dient gewijzigd te worden. Er is een nieuwe edition aangemaakt om wijzigingen van AVELON 2 op te nemen à dit wordt AVELON 6.
Op de gemarkeerde datum “Toekomstige datum” wordt versie AVELON 4 actief.
SAP Fiori
SAP MDG-F wordt net als de andere MDG domeinen geleverd met een breed scala aan Fiori applicaties, welke een intuïtieve en soepele gebruikerservaring faciliteert.
SAP MDG-F Fiori applicaties
Het aanvragen van bijvoorbeeld financiële stamdata kan eenvoudig geleverd worden middels een Fiori applicatie, waarin nog niet alle verplichte informatie ingevuld hoeft te worden.
SAP MDG-F Aanvragen kostenplaats
Ontbrekende data kan later aangevuld worden door een stamdata specialist in een andere Fiori applicatie. Vervolgens kan de aangevraagde en aangevulde stamdata worden goedgekeurd in weer een andere Fiori applicatie.
Naast SAP Fiori applicaties voor het begeleiden van het proces voor wijzigingsverzoeken omtrent financiële stamdata, beschikt SAP MDG-F ook over zogenaamde Fiori Analytics applicaties. Middels diverse Fiori rapportages kan inzicht verkregen worden in de SAP MDG-F processen.
SAP MDG-F Fiori Process Analytics
Demo
In onderstaande filmpje wordt een scenario doorlopen waarbij een nieuwe kostenplaats wordt aangevraagd. Dit vindt plaats op een S/4HANA MDG 1909 systeem.
Conclusie MDG-F
Middels MDG-F heeft u een applicatie in handen waarmee uw financiële gegevens geoptimaliseerd worden en het beheer van financiële data binnen uw bedrijf middels gestroomlijnde processen beheerd kan worden.
In het kort faciliteert MDG-F het volgende:
Consistente financiële stamdata door de gehele organisatie;
Traceerbaarheid wijzigingen ten behoeve van vereisten regelgeving;
Optimalisatie financiële processen, interne audits, korte doorlooptijden bij sluiting van periodes;
Hoge kwaliteit van de financiële stamdata. Data is betrouwbaar, waarbij maar een versie van de waarheid bestaat;
Importeren van bedrijfsgegevens van externe systemen, zoals bijvoorbeeld investment management systemen;
Middels Fiori applicaties biedt MDG-F een gebruiksvriendelijke user interface aan voor het beheren van stamdata en het afhandelen van wijzigingsverzoeken;
Geen dubbele data in het SAP systeem;
Tijdsafhankelijke en op periodes gebaseerde versie van stamdata middels editions.
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.
Gerelateerde posts
