Hoe Master Data Governance helpt bij de transitie naar S/4HANA
Voor een efficiënte beheersing van Master Data is het essentieel om te beschikken over consistente en hoogwaardige stamdata die de ruggengraat vormen voor de operationele processen binnen uw gehele bedrijf. In de traditionele ERP-systemen komen vaak redundante gegevens zoals die voor klanten en leveranciers. Dit leidt tot onnodige dubbelingen (denk bijvoorbeeld aan adresgegevens). Dit strookt niet met de principes van effectief Master Data Management. SAP heeft met S/4HANA het 'Business Partner-first' paradigma gelanceerd om dergelijke redundantie te elimineren.
Hoewel het concept van de SAP Zakenpartner (ZP) of Business Partner (BP) op zich niet nieuw is en oorspronkelijk niet alleen voor S/4HANA werd ontwikkeld – het was reeds aanwezig in de klassieke SAP ECC-systemen voor koppelingen met CRM- en SRM-systemen – fungeert het nu als de centrale toegang tot het beheer van masterdata van Business Partners, klanten en leveranciers.
Principes van het Business Partner (BP) concept
Algemene Gegevensdeling: Informatie wordt gedeeld over verschillende rollen binnen hetzelfde BP-object, waardoor duplicatie van gegevens wordt verminderd.
Categorieën: Een Business Partner kan gecategoriseerd worden als een Organisatie, Persoon, of Groep, waardoor verschillende soorten entiteiten binnen hetzelfde framework kunnen worden beheerd.
Meerdere Rollen: Een enkele BP kan meerdere rollen vervullen, bijvoorbeeld tegelijkertijd klant en leverancier zijn, wat de flexibiliteit in relatiebeheer verhoogt.
Tijdsgebonden Adressen: Business Partners kunnen meerdere adressen hebben, elk met hun eigen tijdsspecificaties en gebruiken, wat een nauwkeurige historische en toekomstige adresbeheer mogelijk maakt.
Tijdafhankelijke Attributen en Relaties: Het systeem ondersteunt tijdafhankelijke attributen en relaties voor Business Partners, waardoor veranderingen over tijd nauwkeurig kunnen worden bijgehouden.
Onderhoud van Meerdere Relaties: Het is mogelijk om meerdere relaties met dezelfde Business Partner te onderhouden, waardoor complexe netwerken van interacties binnen en buiten de organisatie kunnen worden beheerd.
Link-gebaseerde Bedrijfsgegevens: Zelden bevat een BP rechtstreeks bedrijfsgerelateerde gegevens; deze worden eerder beheerd via links naar andere objecten zoals rollen en contactpersonen, wat zorgt voor een heldere scheiding tussen persoonlijke en bedrijfsgerelateerde informatie.
Geharmoniseerde Architectuur: Het BP-concept biedt een uniforme architectuur voor het beheer van zakelijke relaties over alle SAP-toepassingen heen, waardoor integratie en consistentie worden bevorderd.
Customer/Vendor Integration (CVI): CVI zorgt voor de naadloze synchronisatie tussen het BP-object en de klant-/leveranciersobjecten, wat de consistentie van gegevens door het hele systeem waarborgt.
Naast de verplichte Business Partner-benadering in S/4HANA, is dit ook de benadering die in beide SAP Master Data Governance (MDG)-versies wordt gebruikt: MDG op S/4HANA en MDG op ERP.
SAP Master Data Governance (MDG) is een geavanceerde, out-of-the-box oplossing voor stamgegevensbeheer met domeinspecifiek stamdatabeheer voor het centraal onderhouden, wijzigen en distribueren van stamgegevens. Al uw master data in uw gehele IT landschap kan hiermee worden geconsolideerd. SAP MDG zorgt voor gegevensintegriteit in zowel SAP- als niet-SAP-systemen en optimaliseert hiermee bedrijfsprocessen. Dit zal leiden tot hogere productiviteit, procesconsistentie en tijd- en geldbesparingen.
De implementatie van een SAP Master Data Governance (MDG) op S/4HANA als master data hub in uw SAP landschap dwingt u na te denken over de migratie van uw leveranciers en klanten stamdata richting Business Partners. Deze exercitie dient te zijner tijd sowieso uitgevoerd worden wanneer u migreert naar S/4HANA, het vereenvoudigd de transitie wanneer u deze stap reeds afgerond heeft.
Navigeren door stamgegevensbeheer in SAP S/4HANA
Bij het overstappen naar SAP S/4HANA ervaren gebruikers een significante verandering in de manier waarop ze met stamgegevens van Business Partners werken. Een Business Partners (BP) is nu de centrale entiteit voor het beheren van stamgegevens voor klanten en leveranciers. Dit vervangt de klassieke transacties voor klant- en leveranciersonderhoud die gebruikers gewend waren in de SAP Business Suite.
In SAP S/4HANA zijn verschillende transacties niet beschikbaar of zijn ze omgeleid naar de centrale transactie BP (Business Partner).
Transacties die worden omgeleid naar transactie BP: FD01, FD02, FD03, FK01, FK02, FK03, MAP2, MAP3, MK01, MK02, MK03, V-03, V-04, V-05, V-06, V-07, V-08, V-09, V-11, VA01, VD01, VD02, VD03, XD01, XD02, XD03, XK01, XK02, XK03
Transacties die niet meer beschikbaar zijn in S/4HANA: FD06, FK06, MK06, MK12, MK18, MK19, VD06, XD06, XD0, V+21, V+22, V+23, MAP21, VAP2, VAP3, FD0
De manier om Business Partners te onderhouden in S/4HANA is via transactie BP. Deze transactie biedt echter niet de mogelijkheid van centrale governance, het waarborgen van optimale datakwaliteit, het monitoren en verhelpen van mogelijke datakwaliteitsproblemen of het consolideren van Master Data voor downstream gebruik in bedrijfsprocessen of accurate analytics.
Leveranciers, klanten en Business Partner: het CVI concept
Het gebruik van het Customer/Vendor Integration (CVI)-kader is essentieel en verplicht bij het hanteren van de Business Partner als hoofdobject in S/4HANA.
CVI zorgt voor het uitwisselen van gegevens tussen Business Partner, Klant en Leverancier. Deze data-uitwisseling kan worden aangepast zodat afhankelijke objecten automatisch worden aangemaakt of gewijzigd; bijvoorbeeld, een Business Partner record wordt direct aangemaakt bij het opstarten van een nieuwe klantregistratie. Technisch gezien beheert CVI zowel de algemene gegevens van de Business Partner als de specifieke gegevens van de Klant en de Leverancier.
Omwille van technische continuïteit blijven specifieke ERP-tabellen voor klanten en leveranciers behouden (zoals gegevens die uit een Customer IDoc worden opgehaald uit de ERP-klantentabellen). Zodra er een wijziging in een Business Partner plaatsvindt in S/4HANA, zorgt CVI dat de corresponderende Klant (KNxx) en Leverancier (LFxx) tabellen up-to-date blijven.
Voor reeds bestaande klanten en leveranciers dient er een conversie te worden opgezet om overeenstemmende Business Partner gegevens aan te maken. Dit conversieproces omvat de volgende stappen:
Configuratie van Business Partner en CVI
Het uitvoeren van het rapport voor Mass Data Synchronization.
Problemen oplossen binnen de Synchronisatie Cockpit, zoals het opschonen van gegevens.
De synchronisatie herhalen totdat alle objecten volledig zijn gesynchroniseerd
Na de synchronisatie is het nog steeds mogelijk om zowel stamrecords van Klanten/Leveranciers te verwerken vanuit het onderhoud van de Business Partner, als gegevens te onderhouden vanuit de verwerking van Klanten/Leveranciers naar de Business Partner (alleen op ERP-systeem).
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.
GERELATERDE POSTS
