2023 OpenText Deep Dive
Paul van Rouwendaal - Senior SAP Invoice Management en Master Data Governance consultant
Vanwege onze langlopende samenwerking met OpenText werd Avelon onlangs weer uitgenodigd voor de 2023 OpenText Deep Dive sessie. Dit jaarlijks evenement was voor het eerst sinds 2020 weer op locatie. Tijdens dit technologie gerichte evenement deelde OpenText de laatste strategische roadmap voor Vendor Invoice Management (VIM) (ook bekend als SAP Invoice Management (SIM)) en gerelateerde producten zoals VIM Beyond Finance en Intelligent Capture.
Nieuwe features SAP Invoice Management 7.6 SP5 / 20.4 SP5 / OpenText VIM en Intelligent Capture version 23.2
Hier volgt een overzicht van de verschillende VIM gerelateerde producten:
Bovenop de VIM Foundation kunt u één of meer VIM Solutions (of zogenaamde VIM Invoice en VIM Beyond Finance scenario's) actief hebben. Voor het OCR-component hebt u nu twee opties: ofwel Intelligent Capture for SAP (IC4SAP) on-premise, ofwel Core Capture for SAP (CC4SAP) in de cloud.
Voordat we ingaan op de details van de nieuwe functies en verbeteringen die in de nieuwste versies van deze producten zijn geïntroduceerd, is het handig om productversienummering en productnamen te begrijpen. Dit kan lastig zijn voor mensen die nieuw zijn met het product, maar ook voor mensen die er al vertrouwd mee zijn.
Elke nieuwe versie van VIM kent drie versienummers. Twee daarvan zijn afhankelijk van het type SAP-systeem waarop het is geïnstalleerd. In het geval van de SAP ECC-versie is de nieuwste release die in april 2023 uitkomt versie 7.6 SP5. Bij gebruik van VIM op een SAP S/4HANA systeem is het equivalente versienummer 20.4 SP5.
Daarnaast heeft OpenText ook een intern versienummer voor de nieuwste release, namelijk 23.2 (wat aangeeft wanneer deze uitkomt: jaar 2023, Q2). Voor de leesbaarheid en consistentie zal ik in de rest van de blog naar deze interne versienummers verwijzen.
Tegenwoordig is het erg prettig dat je VIM niet alleen kunt gebruiken voor factuurverwerking, maar ook voor het verwerken van andere inkomende documenten. Bijvoorbeeld verkooporders of leveringsbonnen. Dit is mogelijk door zogenaamde 'VIM Beyond Finance' scenario's te implementeren. Voorheen kon u dit doen met Business Center, maar dit product is nu geëvolueerd tot VIM Beyond Finance, dat nu een geïntegreerde oplossing is bovenop de VIM Foundation. Kijk voor meer hierover naar onze andere blog over VIM Beyond Finance.
Focus nieuwe functies in 2023
Kijkend naar de roadmap van VIM voor dit jaar, kunnen alle nieuwe features worden gekoppeld aan een van de focuspunten op de strategie roadmap voor VIM:
De verbeteringen zijn gericht op:
Verwerking van alle mogelijke e-facturen die voldoen aan de wereldwijde e-factuurstandaarden
Cloud-geschiktheid, zodat VIM klaar is om verschillende soorten cloud-scenario's te ondersteunen.
Betere gebruikersinterfaces, met behulp van Fiori- en UI5-technieken
Smart & automation, waardoor factuurverwerking slimmer wordt en meer Beyond Invoice-scenario's mogelijk worden
De roadmap voor Intelligent Capture (IC4SAP/CC4SAP) is vooral gericht op verbeteringen van de Fiori Validation Client. Daarnaast zijn er ook veel technische verbeteringen in de OCR-technologie, die nu dezelfde en zelfs betere aanpassingsmogelijkheden biedt dan BCC 16.7. Hierdoor zou de overgang van BCC naar Intelligent Capture soepeler moeten verlopen dan voorheen.
Nieuwe functies e-facturering
Steeds meer landen adopteren één of meerdere e-factuurstandaarden. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste e-factuur standaarden per land die door de overheid als verplichte standaarden worden voorgeschreven of afgedwongen:
In de recente VIM-releases is een nieuwe 'magische' XML-parser geïntroduceerd die bedrijven helpt om e-facturen van verschillende standaarden op een consistente manier in VIM te verwerken.
Met enkele eenvoudige configuratiestappen kunt u gemakkelijk elke bekende XML-standaard naar VIM-gegevens mappen. De XML-parser herkent de e-factuurstandaard automatisch na het uploaden en parseren van een enkele e-factuur. Vervolgens doet hij een standaard mappingvoorstel, dat u vervolgens kunt aanpassen en waar nodig kunt uitbreiden met mapping user exits.
In sommige gevallen bevat het PO nummer veld het nummer voorafgegaan door de letters 'PO' bijvoorbeeld. In dat geval kunt u een mapping user exit implementeren om deze letters te verwijderen en alleen het nummer van de PO over te brengen naar het PO-nummer veld in de VIM-indexgegevens.
Betere gebruikersinterface-ervaring met Fiori
Het overstappen van de traditionele SAP GUI wanneer u SAP ECC gebruikt naar Fiori wanneer u een S/4 systeem gebruikt is nu ook gemakkelijker in de recente versie van VIM. In totaal zijn er nu meer dan 9 Fiori Apps beschikbaar. Vele daarvan zijn al behandeld in een van onze vorige blogs over dit onderwerp.
In de recente versies van VIM is er ook een nieuwe Fiori app beschikbaar, de VIM Accounts Payable Workplace:
Deze VIM Accounts Payable Workplace bevat niet alleen tabbladen om geïndexeerde facturen te verwerken, maar integreert ook naadloos de Fiori Validatie client. Dit betekent dat u gemakkelijk kunt overschakelen van factuurverwerking naar factuurvalidatie en omgekeerd, zonder dat u naar een andere Fiori-app of zelfs naar een andere Windows-applicatie hoeft te gaan (in het geval u momenteel de Windows Validation Client gebruikt).
Fiori Validation Client
De al sinds versie 21.4 bestaande Fiori Validation Client is nu nog verder verbeterd. Sinds de versie 22.4 heeft de Fiori Validation Client 'Feature Parity' met de Windows Validation Client. Dit betekent dat ze dezelfde functionaliteit bieden, zowel qua standaard functionaliteit als qua uitbreidingsmogelijkheden.
Wat de standaardfunctionaliteit betreft, beschikt u met versie 22.4 nu over een volledig functionele Table-Auto-Completion (TAC) functie. Hiermee kunt u met relatief gemak regelitems toevoegen aan uw validatieresultaten, zoals u dat ook in de Windows Validation Client kunt doen.
Qua aanpassing van de Fiori Validation Client is het nu bijvoorbeeld mogelijk om validatie en controles uit te voeren op de gegevens die door de gebruiker worden aangeleverd in een van de factuurvelden. Dit was voorheen alleen mogelijk in de Windows Validation Client door het implementeren van scripting op de ICC-server. Nu zijn er meerdere ABAP user-exits beschikbaar waar u hetzelfde kunt doen. Bijvoorbeeld om te controleren of het PO-nummer een geldig nummerformaat bevat, vooral als een bedrijf minder standaard PO-nummerreeksen gebruikt (minder dan 10 cijfers of inclusief letters).
Of u kunt aangepaste controles uitvoeren op de regelbedragen en dan een foutmelding geven, zoals in de volgende schermafbeelding:
U kunt de Fiori Validation Client ook gebruiken wanneer u VIM op SAP ECC gebruikt. Hierdoor hoeft u de Windows Validation Client niet lokaal te installeren. Dit vereenvoudigt het gebruik en onderhoud van de Validation Client aanzienlijk, aangezien u de Fiori Validation Client gewoon in een moderne internetbrowser kunt uitvoeren.
Nieuwe analytics Fiori-app in versie 23.4
In de komende versie 23.4, gepland voor oktober 2023, komt een mooie, nieuwe analytics Fiori app beschikbaar:
Deze grafisch georiënteerde Fiori-app toont u relevante kengetallen, gepresenteerd in verschillende tegels, evenals meerdere grafieken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te zien hoeveel documenten zich in een bepaalde uitzondering bevinden. Er kan direct actie ondernomen worden door op het overzicht te klikken. Hierdoor kom je direct in de VIM Accounts Payable Workplace app terecht, waar je deze facturen kunt gaan verwerken. Dit opent meer mogelijkheden om te focussen op de facturen die echt verwerkt moeten worden om tot tijdige betaling van de facturen te komen.
Uitbreidbaarheid van de Fiori apps
De Fiori apps voor VIM zijn gebouwd rond een framework dat zowel Hybrid Apps als Native Fiori apps bevat:
De VIM Accounts Payable Workplace gebruikt meerdere SAP UI5 technieken om de factuurlijst te tonen, maar toont de DP indexering schermen via SAP GUI for HTML. Aangezien de SAP GUI for HTML ook SAP UI5 en Fiori thema's gebruikt om de GUI schermen te tonen die lijken op de native Fiori schermen, is de gebruikerservaring vloeiend en transparant voor de gebruiker.
Tevens is het mogelijk om allerlei verbeteringen aan de Fiori apps aan te brengen, door de vele uitbreidingsgebieden die het Fiori framework te bieden heeft, zonder dat er SAP UI5 ontwikkelingen nodig zijn.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om nieuwe velden toe te voegen aan de VIM AP Workplace factuurlijst, met de standaard uitbreidingsmogelijkheden die standaard beschikbaar zijn. Ook kunt u relatief eenvoudig nieuwe header en/of line item velden toevoegen in bijna alle Fiori apps die in VIM beschikbaar zijn.
Meer documenttypen ondersteund door VIM Beyond Invoice
In de recente versies ondersteunt VIM ook steeds meer Beyond Invoice scenario's. Zie hieronder een overzicht van wat momenteel wordt ondersteund:
Verkooporder verwerking zou er als volgt uit kunnen zien. Deze verwerkingsfuncties worden door OpenText/SAP als standaardscenario geleverd:
De verwerking van inkomende verkooporders kan in slechts enkele stappen worden geautomatiseerd, door het standaardscenario daarvoor te activeren en aan te passen in de nieuwste versie van VIM. Hierbij worden de reeds bestaande, geavanceerde modules van VIM opnieuw gebruikt om de herkenningsresultaten (OCR-resultaten) van Intelligent Capture te verwerken. Tevens is een volledig aanpasbare verwerkingsworkflow beschikbaar om de inkomende documenten te verwerken tot een gepost document, bijvoorbeeld een verkooporder. Alle gegevensverwerking wordt beheerd en gecontroleerd vanuit het SAP-systeem, zoals u kunt zien in de volgende technische architectuur:
Met versie 22.4 en 23.2 zijn de meest opvallende nieuwe functies met betrekking tot Beyond Finance scenario's de volgende:
Ondersteuning voor meerdere updates van inkomende verkooporders
Gebruik van de fabriekskalender voor validatie van de leveringsdatum
Gedetailleerde analyse van de extractieresultaten in de Fiori apps
Ondersteuning van het automatisch aanmaken van verkooporders met levering op dezelfde dag
Mapping en verwerking van verkooporders in XML-formaat (bijv. PEPPOL/UBL)
Toepassing van gecumuleerde prijscontrole voor alle artikelen in één stap
Nieuwe functies in Intelligent Capture
De meeste verbeteringen in de recente versie van Intelligent Capture zitten onder de motorkap. U kunt nu vele user-exits implementeren. Sommige daarvan kunnen worden gebruikt om de extractieresultaten te verbeteren, terwijl andere meer gericht zijn op het validatieproces. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste user-exit gebruiken die op basis van bepaalde bedrijfsregels beslist of een factuur moet worden gevalideerd, of dat de OCR-gegevens rechtstreeks naar VIM kunnen worden overgedragen zonder validatie. U hebt ook een user-exit waar u met aangepaste bedrijfsregellogica kunt beslissen welke gebruiker de validatie moet uitvoeren.
Ook nieuw vanaf versie 22.4 is de mogelijkheid om belastinggegevens te verwerken. Dit kan belangrijk zijn wanneer u veel facturen ontvangt met meerdere belastingtarieven. De meerdere tarieven wordt door Intelligent Capture automatisch herkend op de factuur. Vervolgens worden deze gegevens gekoppeld aan de indexgegevens in VIM en overgebracht naar de relevante velden in MIRO en/of FB60.
Hieronder wordt de verwerking van de belastinggegevens op de factuur nader toegelicht aan de hand van een voorbeeld:
Support and maintenance
Last but not least, een belangrijke opmerking over de ondersteuning en het onderhoud voor verschillende versies van VIM. Voor sommige productversies eindigt de ondersteuning in de nabije toekomst:
Als uw organisatie nog steeds VIM 7.5 gebruikt, raden wij u sterk aan om dit jaar nog te upgraden naar een nieuwere versie, om de ondersteuning op VIM door SAP/OpenText te continueren. Als uw organisatie momenteel BCC of ICC versie 16.7 gebruikt, moet u overwegen om te upgraden naar de nieuwste Intelligent Capture for SAP (IC4SAP). Of naar Core Capture for SAP (CC4SAP), de cloudversie van IC4SAP.
Onderstaande afbeelding bevat de laatste gegevens over versies en hoe de ondersteuning verandert als een versie van huidig onderhoud naar zogenaamde "sustaining maintenance” gaat:
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance kunt u contact opnemen met Martijn Wever. Meer informatie over Vendor Invoice Management en VIM Beyond Finance zie hier.
Gerelaterde posts
