PepsiCo optimaliseert goedkeuring van SAP Workflow taken via email
Het goedkeuren van bedrijfsdocumenten moet binnen PepsiCo zo snel mogelijk plaatsvinden. Dit helpt om de totale afhandeltijd te beperken en potentiële verstoringen te voorkomen. Afhandeling van deze administratieve goedkeuringstaken vindt vaak plaats door medewerkers die niet de hele dag in SAP werken. Zij vinden de afhandeling en aanloggen in SAP vaak lastig, omslachtig en daarmee niet gebruiksvriendelijk. Dit staat een snelle afhandeling in de weg.
PepsiCo had de behoefte om medewerkers op een laagdrempelige en snelle manier SAP workflow taken te laten afhandelen via e-mail. Binnen SAP SRM was het voor PepsiCo gebruikers voorheen mogelijk om via email een keuze door te geven om bijvoorbeeld een shopping cart via email goed- of af te keuren.
In de zoektocht naar een vergelijkbare functionaliteit binnen S/4HANA kwam PepsiCo bij Avelon terecht. Voor een aantal van onze klanten hebben wij deze voormalige SRM functionaliteit op basis van dezelfde technische componenten gereproduceerd en verder geoptimaliseerd.
De Avelon Offline Email approval oplossing maakt het afhandelen van deze goedkeuringstaken eenvoudig en overal mogelijk. De af te handelen goedkeuringstaak wordt inclusief de bijbehorende relevante details, eventuele PDF bijlage en mogelijke vervolgacties overzichtelijk gepresenteerd in een email bericht. Hiermee wordt het mogelijk om SAP Workflow taken binnen een ECC of S/4HANA systeem af te handelen via elke email client, vanaf elk apparaat.
Wat is offline email approval
Offline Email Approval is een functionaliteit in ECC of S4/HANA waarmee een goedkeurder een workflowstap kan goed- of afkeuren door op een link in een e-mail te klikken zonder dat de gebruiker een actieve VPN verbinding nodig heeft of een directe verbinding met SAP moet hebben.
Globale kenmerken van de oplossing zijn:
SAP Workflow goedkeuring via e-mail reply
Ondersteunt elke e-mail client (o.a. Outlook, GMail, Apple Mail)
Ondersteund ieder device (o.a. telefoon, table of desktop)
Werkt ook wanneer de gebruiker offline is
Extra beveiligingsmaatregelen bovenop de beveiliging van de bedrijfsmailbox
Ondersteunde scenario's:
OpenText Vendor Invoice Management (VIM/SIM) goedkeuringstaken
Custom workflow goedkeuringstaken, o.a. facturen, inkooporders, contracten en verkooporders)
Gebaseerd op bewezen SAP technologiën (SAPConnect, SAP Workflow en ABAP)
Hoe werkt het
Op basis van de rolbepaling in de workflow bepaalt SAP een verantwoordelijke gebruiker.
SAP maakt een workitem (workflowbericht) aan voor deze gebruiker en stuurt het naar zijn SAP-inbox
Van alle gebruikers wordt het e-mailadres bijgehouden in hun gebruikersprofiel in SAP.
Een periodieke batchjob selecteert alle workitems waarvoor de offline e-mailgoedkeuring is geïmplementeerd en stuurt een e-mail naar het e-mailadres in het gebruikersprofiel.
Wanneer de ontvanger op de hyperlink voor Goedkeuren of Afkeuren klikt, wordt een antwoordmail gegenereerd. Deze e-mail bevat de goedkeurder, de beslissing (Goedkeuren of Afkeuren) en eventuele commentaren.
De e-mail met het antwoord wordt ontvangen in SAP en verwerkt in SAP Workflow.
Hoe ziet het eruit
PepsiCo heeft besloten om deze oplossing als “template solution” aan te schaffen en verder door te laten ontwikkelen om deze passend te maken op haar behoeften in haar global S/4HANA template. Vanaf de go-live hebben de gebruikers van PepsiCo de mogelijkheid om facturen, ongeplande leverkosten, journaalposten, bestellingen, ATB’s en contracten goed te keuren via e-mail.
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, SAP Invoice Management, Fiori of SAP Master Data Governance kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.
Gerelateerde posts
